Adatmodell szerkesztő

Itt dől el, hogy az AOC “csak egy szoftver”, vagy a "vállalkozásod működési rendszere".

A legtöbb cég ott bukik el a növekedésben, hogy az információk nem rendszerezettek. Az adat szét van szórva: e-mailekben, Excelben, jegyzetekben, fejekben.

Az AOC PRO és PREMIUM csomagban elérhető Adatmodell szerkesztő arra való, hogy ezt a káoszt stabil struktúrává alakítsd:

ugyanazt lássa mindenki,
ugyanazokkal a fogalmakkal dolgozzatok,
ugyanúgy legyen felépítve az “ügyfél útja”, az “ügylet útja”, a “folyamat útja”.

Nem mezőket pakolgatsz. A céged működését modellezed le úgy, hogy az AOC “értse”, hogyan dolgoztok.

Mit jelent az “adatmodell” az AOC Systemben?

Az adatmodell az a keret, ami meghatározza:

milyen “típusú dolgokat” kezelsz (pl. cégek, személyek, ügyek),
ezeknek milyen adataik lehetnek (mezők),
hogyan jelennek meg a képernyőn (oldalak / lapok),
milyen állapotokon mennek át (státuszok),
mi kötelező és mi opcionális,
és hogyan kapcsolódnak egymáshoz.

Ha az adatmodell jó, a működésed tiszta. Ha az adatmodell rossz (vagy nincs jól definiálva), akkor jön vissza az Excel + “szólj rá a kollégára” + “majd én tudom fejben”.

Lista nézet – a rendszered “térképe”

A Beállítások → Adatmodell szerkesztő menüpont első képernyője egy lista. Itt két fontos dolog történik egyszerre:

a) Áttekinted, mi a céged alapstruktúrája

A lista nézetben látod azokat az adatmodelleket, amelyekből a rendszered felépül.

Az alap CRM-struktúra minden PRO / PREMIUM előfizetésben adott:

Cégek
Személyek
Bejelentések
Ügyek

Ez a 4 pillér azért erős, mert a valóságot írja le:

valaki (személy) kapcsolatban áll valamivel (cég),
történik egy bejelentés (igény / kérés / probléma / érdeklődés),
abból lesz egy ügy (feladatcsomag, folyamat, “amit le kell zárni”).

Ezzel már rendszerben lehet működni – és nem névjegyzékben.

b) Rögtön látod, mennyire “komoly” a rendszered

A lista nézetben tipikusan látszik (és ez fontos üzenet a felhasználónak):

melyik modell aktív,
mennyire van felépítve (mezők / struktúra),
és hogy ez a vállalkozásodhoz igazítható.

A lista nézet a “térképed” megmutatja, miből áll a céged rendszere.

“+ Új adatmodell” - bővített szabadság

A lista tetején ott a + Új adatmodell hozzáadása gomb. Ez a pont, ahol az AOC túllép a klasszikus CRM-en, és vállalati működési platformmá válik.

Mit ad az Új adatmodell funkció?

Azt, hogy nem csak a meglévő 4 pillért alakítod, hanem saját üzleti objektumokat hozol létre:

Projekt
Szerződés
Eszköz / készlet
Garanciális eset
Audit / ellenőrzés
Partner / alvállalkozó
Oktatás / résztvevő
Panasz / incidens
SLA / szolgáltatási szint

És mindegyikhez: mezők, státuszok, oldalak, kötelezőségek, ugyanazzal a logikával.

Árazás / elérhetőség

PRO és PREMIUM csomagban érhető el
4.990 Ft + ÁFA / hó / cég bővített funkcióként aktiválható

Ha a cégednek vannak ismétlődő folyamatai, és szeretnéd, hogy ne Excelben éljenek, akkor ez a funkció a leggyorsabb út a skálázható működéshez.

Belépés egy adatmodellbe - így épül fel a szerkesztő (példa: Cégek)

Amikor kiválasztasz egy adatmodellt (pl. Cégek), egy professzionális “szerkesztő (builder)” felületre érkezel.

Ennek a logikája nagyon fontos. A képernyő 3 fő részből áll:

Bal oldal – Adatmodell beállítások (szabályok + viselkedés)

Itt a modell “rendszerszintű” paramétereit állítod: Aktív / Inaktív

Aktív: használható a rendszerben, a felhasználók rögzítenek benne adatot
Inaktív: a modell nem elérhető (pl. teszt, átmenet, későbbi modul)

Üzleti jelentés: kontrollálod, mi él a cégedben rendszer-szinten. Megnevezés (többes és egyes szám)

“Cégek” / “Cég”

Ez nem csak címke, a rendszer mindenhol ezt használja (listák, gombok, hivatkozások). Alapértelmezett státusz

Pl. Érdeklődő.

Ez az első állapot, amit a rendszer automatikusan ad az új rekordnak.

Üzleti jelentés: beépíted a folyamatod első lépését a rendszerbe. Alapértelmezett felelős

Megadható, hogy új rekordnál automatikusan ki legyen a felelős. Ez azonnal delegálhatóvá teszi a munkát. Kapcsolattartó megadása (Nem adható meg / Opcionális / Kötelező)

Ez tipikusan kritikus CRM-döntés.

ha kötelező, akkor nincs “félkész ügyfél”, lesz kapcsolattartó, lesz elérhetőség, lesz felelős,
ha opcionális, rugalmasabb, de több “lyukas adat” keletkezhet.

Üzleti jelentés: adatminőséget szabályozol. Használat módja

Normál adatmodellként: önállóan létezik, önálló rekordok
Csak űrlapként: csak más adatmodell részeként, űrlap logikában használható (és nem hozható létre önállóan)

Üzleti jelentés: előkészíted az űrlap-alapú működést és automatizálást.

Középső rész – Oldalak (tabok) és elrendezés (a “képernyő” felépítése)

Itt épül fel az adatlap logikája. Oldalak

A modell több oldalra bontható:

“Ügyfél adatok”
“Új oldalak hozzáadása”
később: “Pénzügyi adatok”, “Szerződések”, “Kapcsolattartók”, “Dokumentumok" stb.

Miért fontos? Mert a jó CRM nem egy hosszú, zavaros adatlap. Hanem tiszta és átlátható minden ott van, ahol logikusan keresed. Mezők elhelyezése (drag & drop)

A mezők sorrendje, csoportosítása, és az, hogy mi van elöl, meghatározza:

mennyi idő alatt rögzít a kolléga,
mennyire lesz konzisztens az adat,
mennyire lesz “munkára kész” az ügyfél rekord.

Üzleti jelentés: gyorsabb adminisztráció + kevesebb hiba + több következetesség.

Jobb oldal – Mező hozzáadás (a “mező-piac”)

Ez az eszköztár, amiből építkezel. A felhasználó itt tipikusan két dolgot csinál:

kiválasztja a mezőtípust
beállítja a mező viselkedését A mezők típusai például:

Szöveg / Szöveg szerkesztő / Magyarázó szöveg
Kártya választó
Legördülő választó
Több választás
Jelölőnégyzet
Szám / Pénz
Adószám
E-mail / Telefonszám / Cím
Link
Dokumentumok
Dátum / Dátum és idő
Státusz
(és az adatmodellekhez kapcsolható elemek)

Pro tipp: Ha ugyanazt az adatot több ember rögzíti, akkor legördülő / kártya választó típust használj, így egységes lesz a riport és az automatizmus is.

Mező beállítások – ahol az adat “minősége” eldől

Amikor kiválasztasz egy mezőt (pl. “Legördülő választó”), megjelennek a mező beállításai.

Tipikus beállítások:

mező neve (megnevezés)
kötelező-e
aktív-e
több választás engedélyezése
opciók (a legördülő értékek)
súgó (segítő szöveg)

Miért fontos ez?

Mert itt lehet megcsinálni azt, amit a legtöbb cég Excelben is próbál, egységes kategóriákat, állapotokat, címkéket.

És ha a kategória egységes, akkor:

lehet szűrni
lehet riportálni
lehet automatizálni
lehet delegálni

Státuszok testreszabása - folyamatot építesz, nem listát

A státusz-szerkesztő (a képernyőn: “Cégek státuszainak személyre szabása”) az egyik legerősebb része a rendszernek.

Itt tudsz:

státuszokat létrehozni
csoportokba rendezni (pl. Tennivaló / Folyamatban / Sikeres / Sikertelen)
sorrendet állítani
a “nyertes” és “vesztes” végállapotokat definiálni

Miért kritikus ez?

Mert a CRM nem attól CRM, hogy van benne “név” meg “telefon”. Hanem attól, hogy van benne egy következő lépés.

A státuszok ezt kényszerítik ki:

hol tartunk
merre megyünk
mi a lezárás

Gyakorlati minták és példák, így fogod imádni a mindennapokban.

Az AOC minden alap CRM pillérhez ad egy előre felépített, működő mintastruktúrát. Ez nem “üres sablon”, ez egy kipróbált üzleti logika. Minta -› Testreszabás -› Működés

Te döntesz, hogy:

használod változtatás nélkül, vagy,
átalakítod, mert másképpen dolgozol, vagy,
kiegészíted, mert több információra van szükséges, vagy,
teljesen újat készítesz, mert a céged folyamata egyedi.

Ez azért fontos, mert nem “több adatot” akarsz látni, hanem jobb rendszerezést, olyan adatlapokat, amik vezetnek és nem terhelnek téged.

De az igazi erő akkor jön, amikor ezt a saját működésedre szabod. Az alábbiak minták, indulj velük és igazítsd a saját működésedre.

Cégek - Ügyfél struktúra minta

Cél, hogy 10 másodperc alatt tud, ki ő, mit vett, hol tart, mi a következő lépés. Ajánlott mezők és mezőtípusok:

Cég neve -› Szöveg
Kapcsolattartó -› Személyek kapcsolás
Telefonszám -› Telefonszám
E-mail -› E-mail
Cég típusa -› Legördülő választó (ügyfél / partner / beszállító)
Státusz -› Alapértelmezett státuszok az adatmodellhez
Ügyfél érték / potenciál -› Pénz vagy szám
Szolgáltatási csomag -› Legördülő választó (Start / Pro / Premium / Enterprise)
Szerződés lejárata -› Dátum
Megjegyzés -› Szöveg szerkesztő Mikor zseniális?

Amikor hív a kollegád / ügyfél, és nem keresgélsz össze vissza, megnyitod a céget, és mindent látsz.

Személyek – Kapcsolattartói struktúra minta

Cél, hogy ne csak cégeket lással, hanem embereket is, döntéshozókat, kapcsolattartókat, számlázási kontaktokat. Ajánlott mezők és mezőtípusok:

Név -› Szöveg
Pozíció / szerep -› Legördülő választó
Mobil -› Telefonszám
E-mail cím -› E-mail
Cég -› Kapcsolt cég
Preferált kapcsolattartás -› Legördülő választó (telefon / e-mail / személyes)
Megjegyzés -› Szöveg, többsoros Mikor zseniális?

Amikor több emberrel kommunikálsz ugyanazon cégnél, és nem kevered össze, ki miben dönt.

Bejelentések – "Support / Beérkező igények" minta

Cél: minden megkeresésből legyen követhető folyamat. Ajánlott mezők és mezőtípusok:

Bejelentés tárgy -› Szöveg, egysoros

Bejelentés típusa -› Legördülő választó (kérdés / hiba / igény / reklamáció)

Prioritás -› Legördülő választó (alacsony / közepes / magas / kritikus)

Határidő -› Dátum és idő

Felelős -› Felhasználó

Kapcsolódó cég -› Cégek

Kapcsolódó ügy -› Ügyletek

Leírás -› Szöveg szerkesztő

Csatolmányok -› Dokumentum Mikor zseniális?

Amikor több bejelentés fut párhuzamosan, és nem “emlékezetből” működtök.

Ügyletek - 'A munka maga" minta

Cél, hogy lásd mi fut, mennyi értéket képvisel, mi a következő lépés. Ajánlott mezők és mezőtípusok:

Ügylet neve -› Szöveg, egysoros
Ügylet típusa -› Legördülő választó
Kapcsolódó cég -› Cégek
Státusz -› Adatmodellhez felvett státuszok
Érték -› Pénz
Kezdés / Várható zárás -› Dátum
Felelős -› Felhasználó
Megjegyzés -› Szöveg, több soros vagy szerkesztő
Dokumentum -› Dokumentumok Mikor zseniális?

Amikor vezetőként ránézel, és azonnal érted hol a fókusz, hol a kockázat, hol a bevétel.

Így indulj el 3 lépésben

Ha most kezdesz vele dolgozni, ezt javasoljuk:

Nyisd meg a CRM 4 pillérét az Adatmodell szerkesztőben,
Válaszd ki azt a 3 mezőt, ami nálatok a cégszinten mindig hiányzik folyamatokban (pl. státusz, felelős, határidő)
Tedd kötelezővé, ami nélkül nincs rend (pl. státusz + felelős)

Már ettől érezhetően rendezettebb lesz a működés. Ha pedig a cégednek saját “világa” van (projektek, eszközök, szerződések, ajánlatok) akkor nyisd meg az Új adatmodell lehetőséget, és építsd fel pontosan azt, ahogy dolgoztok.