Kezdeti lépések az AOC Systemben

Alapbeállítások, amelyek a stabil működéshez szükségesek

A szoftver akkor tud igazán a kezed alá dolgozni és segíteni, ha az alapbeállítások a céged működéséhez igazodnak.

Ezen az oldalon lépésről lépésre végigvezetünk azokon a beállításokon, amelyeket érdemes az elején átnézned és elvégezned.

Nem kell mindent egyszerre elvégezned. Haladj sorban, a saját tempódban .

Profil beállítása

Ez az első személyes lépés. Itt adhatod meg:

a saját neved,
elérhetőségeidet,
alap felhasználói beállításaidat. A profilod alapján:
a rendszer tudja, ki vagy,
a naplózás és az értesítések pontosan működnek,
a csapatmunkában egyértelművé válnak a felelősségek.

👉 Ajánlás: ezt mindig érdemes elsőként elvégezni.

Menj a Beállítások menüpontra
Válaszd ki a Cégkezelés / Profil részt

Cégkezelés beállítása

A cégadatok beállítása az egyik legfontosabb kezdeti lépés a stabil működéshez. Ez alapján tud az AOC System a későbbiekben pontosan működni a pénzügyi, dokumentum- és együttműködési folyamatokban.

Menj a Beállítások menüpontra,
Válaszd ki a Cégkezelés / Cégadatok részt.

Ellenőrizd vagy add meg az alap cégazonosító adatokat.

Ez a szoftver egyik legfontosabb beállítási pontja. Itt "mondod meg" a rendszernek, milyen céget szolgál ki. A cégadatok beállítása során rögzítheted a hivatalos cégadatokat és számlázási adatokat.

Itt jellemzően az alábbi adatokat kell kitölteni/ellenőrizni:

Cégnév (hivatalos név)
Adószám
Csoporttagi adószám
Cégjegyzékszám / nyilvántartási szám (ha van)
Székhely címe 💡 Tipp

A NAV online kapcsolat és a többi integráció csak akkor lesz gond nélkül beállítható, ha ezek az adatok pontosak.

Ha az adatokban változás történik, akkor itt tudod majd módosítani.

Amennyiben rendelkezel céges logóval, érdemes most feltenni, mert csapatban is "saját rendszerként" hat.

NAV online kapcsolat beállítása

Számlaadatok automatikus elérése az AOC Systemben.

A NAV online kapcsolat lehetővé teszi, hogy az AOC System automatikusan hozzáférjen a NAV Online Számla rendszerében elérhető adatokhoz.

Ez a kapcsolat:

nem kötelező az első napon,
de erősen ajánlott, ha pénzügyi adatokat is használsz,
megkönnyíti a könyvelővel való együttműködést,
csökkenti a manuális adatkezelést! ❗️****Fontos

Az AOC System nem számláz helyetted, csak adatkapcsolatot létesít a NAV rendszerével.

Mit fogsz ehhez beállítani?

A NAV online kapcsolat beállításához az alábbi adatokra lesz szükséged:

technikai felhasználónév
technikai felhasználó jelszava
XML aláírókulcs
opcionálisan: pénztárgép adatkapcsolat
NAV számlaletöltés engedélyezése

Ezeket az adatokat a NAV Online Számla rendszerében tudod létrehozni.

Technikai felhasználó a NAV Online Számla rendszerben

Mit jelent, hol hozod létre, és mikor nem neked kell ezzel foglalkoznod?

A NAV online kapcsolat beállításához a NAV úgynevezett technikai felhasználói hozzáférést kér.

Ez elsőre bonyolultnak tűnhet, ezért itt lépésről lépésre, közérthetően elmagyarázzuk, mit jelent ez, és mikor van vele dolgod.

Mi az a technikai felhasználó?

A technikai felhasználó nem valódi személy.

Ez egy speciális NAV-hozzáférés, amely:

lehetővé teszi, hogy egy külső rendszer (pl. az AOC System)
automatizáltan, biztonságosan
lekérdezze a NAV Online Számla rendszerben elérhető adatokat A technikai felhasználó:
nem tud a NAV felületére felhasználóként belépni
nem lát többet, mint amit engedélyezel
kizárólag adatkapcsolatra szolgál

Hol tudsz technikai felhasználót létrehozni?

A technikai felhasználót nem az AOC Systemben, hanem a NAV Online Számla felületén kell létrehoznod.

Be kell lépned a NAV Online Számla rendszerbe -› https://onlineszamla.nav.gov.hu

Technikai felhasználó létrehozása – lépésről lépésre

1. Lépj be a NAV Online Számla rendszerbe (NAV Felhasználókezelő)

1.1. Kattints a Bejelentkezés gombra, jelentkezz be a cég képviseletére jogosult módon:

Elsődleges felhasználó
Másodlagos felhasználó

1.2. Bejelentkezés KAÜ-vel (Központi Azonosítási Ügynök)

1.3. A rendszer átnavigál a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) oldalára, itt tudod magad azonosítani. Az online számla rendszerbe történő belépéshez DÁP mobilalkalmazás vagy Ügyfélkapu regisztráció szükséges

1.4. Add meg a megfelelő adatokat, utána kattints a "Bejelentkezés" gombra 2. Sikeres KAÜ azonosítás után

Újból az Online Számla rendszerben vagy. Az Adózó-felhasználó kapcsolatoknál megjelenik az összes olyan adózó, akire/akikre vonatkozóan aktív képviseleti jogosultság található. Válaszd ki a cégedet , és kattints a "Megnyitás" gombra.

Ahhoz, hogy az AOC felhasználói fiókod és a NAV szervere tökéletesen kommunikáljon és automatikusan szinkronizálódjon, szükség van egy technikai felhasználó létrehozására. 💡 Tipp -› ha nem vagy biztos a beállításokban, egyeztess a könyvelőddel. 3. Technikai felhasználó adatok:

Felhasználónév
Jelszó
XML aláírókulcs
XML cserekulcs

Kattints a " Felhasználók " menüpontra.

Kattints a " Felhasználókezelés " gombra.

Kattints az " Új felhasználó " gombra.

Az új technikai felhasználó létrehozásához kattints a " Létrehozás " gombra.

Az új technikai felhasználó hozzáadásához a felületen add meg a jelszavadat (mindig használj erős jelszót, és jól jegyezd meg, mentsd el magadnak, később szükséged lesz rá!) és állítsd be a jogosultságokat.

Amennyiben céged rendelkezik pénztárgéppel, úgy pipáld be az " OPG-napló-lekérdezé s" jelölőnégyzetet is.

Nyomd meg a " Mentés " gombot.

A rendszer generált neked egy egyedi felhasználónevet, XML aláírókulcsot és XML cserekulcsot. Kattints a " Kulcsgenerálás " gombra.

A generálást követően a rendszer megjeleníti a technikai felhasználó felhasználónevét, XML aláírókulcsot és az XML cserekulcsot. Kész is vagyunk.

AOC fiók összekötése a NAV online számla rendszerével

Lépj vissza AOC felhasználói fiókodba. Kattints a menüsor jobb felső sarkában a monogramodra és válaszd ki a " Cégkezelés " menüpontot. Kattints a " NAV online kapcsolat " TAB fülre és nyomd meg a "Szerkesztés" gombot.

Másold át a technikai felhasználónevedet , írd be a korábban megadott jelszavadat és másold át az XML aláírókulcsot is az adatmezőkbe.

Aktiváld és engedélyezd a NAV számlaletöltést, és opcionálisan a pénztárgépet is.

Nyomd meg a " Mentés " gombot. Kész is vagyunk! Sikeresen összekötötted a két fiókot.

Sikeres összekapcsolás után (AKTÍV online kapcsolat) a rendszer megkezdi a bejövő és kimenő számlák adatait letölteni a Pénzügy / Bejövő számla és Kimenő számla menüpontokban.

Ha bármiben elakadtál, kérdésed van, keress minket bizalommal, írj nekünk a support@aocsystem.com e-mail címünkre, vagy kérd könyvelőd segítségét.

❗️Fontos

Mikor NEM neked kell ezt beállítanod?

Ha az AOC Systemet a könyvelőd meghívására használod, akkor:

a NAV online kapcsolatot jellemzően a könyvelő állítja be,
a technikai felhasználó adatait nem neked kell létrehoznod,
ezek az adatokat már automatikusan kitöltésre kerülnek a felületeden.

A könyvelő:

több ügyféllel dolgozik,
egységes, ellenőrzött módon kezeli a NAV kapcsolatokat,ű
felelősséget vállal az adatkapcsolat helyességéért.

Ebben az esetben neked nincs teendőd, csak használod a rendszer nyújtotta adatokat.

Honnan tudod, melyik eset vonatkozik rád?

Te regisztráltál az AOC Systembe:

nagy valószínűséggel neked kell a NAV technikai felhasználót létrehozni

A könyvelőd hívott meg:

a NAV kapcsolatot ő is kezelheti, neked nincs dolgod vele

Ha bizonytalan vagy kérdezz rá a könyvelődnél!

Virtuális kapcsolataim

Valós idejű együttműködés egy közös platformon.

A virtuális kapcsolatok az AOC System szíve és lelke.

Ez a funkció, amely lehetővé teszi, hogy:

te és a céged
a könyvelőd, könyvvizsgálód
az adatvédelmi tisztviselőd
(és később más partnereid, ügyfeleid)

ugyanabban a rendszerben, valós időben dolgozzatok együtt. Nem e-mailekben, nem fájlcsatolmányokban. Nem külön szoftverekben. Egy platformon.

Mit jelent a virtuális kapcsolat az AOC Systemben?

A virtuális kapcsolat azt jelenti, hogy:

minden érintett ugyanazt az AOC Systemet használja
de mindenki mást lát, a saját szerepe és szakmája szerint
a hozzáférés szabályozott és biztonságos
az együttműködés valós idejű

Nem másolatokat küldtök egymásnak, hanem ugyanazokon az adatokon dolgoztok. Jogosultságot adsz mappákra, verziók keletkeznek, nincs adatduplikáció, minden naplózott és visszakövethető. Ez a közös munka.

Milyen virtuális kapcsolatokat hozhatsz létre?

Az AOC System jelenleg az alábbi szerepköröket támogatja:

Könyvelő / könyvelőiroda
Könyvvizsgáló
Adatvédelmi tisztviselő (DPO)

A rendszer fel van készítve arra, hogy később további szerepkörök is megjelenjenek a rendszerben.

Hogyan működik a szerepkör-alapú megjelenítés?

Ez az AOC egyik legfontosabb alapelve. Ugyanaz a platform, de:

a könyvelő pénzügyi adatokat, számlákat, kivonatokat lát
a könyvvizsgáló ellenőrzési szempontból releváns adatokat ér el
a adatvédelmi tisztviselő, GDPR szakember adatvédelmi dokumentumokat, naplókat kezel
te pedig a teljes képet látod Mindenki csak azt látja, amire valóban szüksége van. Ez biztonságos. Ez átlátható. Ez professzionális.

Virtuális kapcsolat hozzáadása

Menj a Beállítások menüpontra
Válaszd ki a Cégkezelés / Virtuális kapcsolataim részt
Kattints a Virtuális kapcsolat hozzáadása gombra

Add meg a kapcsolat adatait:

Válaszd ki a szerepkört (könyvelő, könyvvizsgáló, adatvédelmi tisztviselő)
E-mail cím
Cégnév, ha releváns
Vezetéknév
Keresztnév

Fontos, hogy valós e-mail címet adj meg, mert ezen keresztül történik a csatlakozás.

Küldd el a meghívót

Kattints a Meghívás gombra. A meghívott fél:

automatikus rendszerüzenetet, és e-mailt kap
egyedi linken keresztül csatlakozik
saját fiókot hoz létre vagy belép
automatikusan a megfelelő szerepkörrel lép be

Nincs tovább beállítási kötelezettség.

Mi történik a meghívás után?

Amint a meghívott elfogadja a meghívást:

a virtuális kapcsolat aktívvá válik
az együttműködés azonnal elindul
minden művelet naplózásra kerül.

Sikeres meghívás után állítsd be, hogy a Dokumentumtárad mely mappát szeretnéd megosztani az alábbi jogosultságokkal.

Biztonság és kontroll

Fontos tudnod:

a virtuális kapcsolatok nem látnak mindent
nem férnek hozzá érzékeny adatokhoz jogosultság nélkül
a hozzáférés bármikor módosítható vagy megszüntethető

Te maradsz a rendszer gazdája.

Összefoglalás – miért ez az AOC System egyik legerősebb eleme?

A virtuális kapcsolatok révén:

megszűnik az adatküldözgetés
megszűnik a félreértés
gyorsul a munka
erősödik az együttműködés
mindenki ugyanazon az alapon dolgozik

Ez az AOC System platformszintű működési szemlélete.

Integrációk

Külső rendszerek összekapcsolása az AOC System rendszerével

Az integrációk célja, hogy ne kelljen ugyanazt az adatot több helyen rögzítened, és a már meglévő rendszereid együtt tudjanak működni.

❗️Fontos

Az integrációk nem kötelezők a rendszer használatához, de hosszú távon jelentősen csökkentik az adminisztrációt.

Mit jelent az integráció az AOC Systemben?

Egy integráció azt jelenti, hogy:

az AOC System adatokat fogad vagy ad át,
egy másik, már használt rendszerrel,
ellenőrzött, biztonságos módon.

Az AOC System nem lecseréli a meglévő rendszereidet, hanem összekapcsolja azokat.

Mikor érdemes integrációkat használni?

Nem az első napon kell mindent bekapcsolni. Az integrációk akkor igazán hasznosak, ha:

már kialakult a napi munkarended az AOC Systemben
tudod, milyen adatokat hol kezelsz
szeretnél automatizálni vagy egyszerűsíteni

Teljesen rendben van, ha az elején kihagyod ezt a részt, és később térsz vissza rá.

Hol találod az Integrációk menüpontot?

Menj a Beállítások menüpontra.
Válaszd ki a Cégkezelés / Integrációk részt.

Itt látod:

az elérhető integrációkat
azok aktuális állapotát (aktív / nem aktív)
az integrációk rövid leírását Például a Számlázz.hu integráció

Részletesen tartalmazza a teljes integrációs folyamatot. Rövid áttekintés, mi az integráció működése, hogyan kell a két rendszert összekapcsolni, milyen beállításokra van szükség.

Előfizetés-kezelés

Csomagok, bővítmények és használat átlátható kezelése

Az Előfizetés-kezelés menüpontban mindent megtalálsz, ami az AOC System üzleti oldalához kapcsolódik.

Itt nem csak azt látod, hogy „mennyibe kerül”, hanem azt is, hogy mit használsz valójában, és hogyan tudod a rendszert a cégedhez igazítani. Mit tudsz itt kezelni? Ebben a menüpontban:

az aktuális AOC csomagod
a csomaghoz tartozó funkciók
az aktív felhasználók száma
az elérhető és használt tárhely
az előfizetés állapota (aktív /próbaidőszak /lemondás alatt)
a fizetés módja és ütemezése
eléred az előfizetési előzményeket és számlákat

❗️Fontos

Minden módosítás átlátható, visszakövethető, és nem jár váratlan következményekkel.

Menj a Beállítások menüpontra.
Válaszd ki az Előfizetés kezelés részt.

AOC System csomagok – hogyan gondolkodj róluk?

Az AOC csomagok egymásra épülnek, nem zárják ki egymást. Általános szemlélet:

alacsonyabb csomag → stabil alapok
magasabb csomag → több együttműködés, automatizáció
prémium szint → teljes kontroll és bővíthetőség

Nem az a kérdés, „mit tud a csomag”, hanem az, hogyan használod a rendszert.

AOC System csomag módosítása

Az Előfizetés oldalon lehetőséged van:

magasabb csomagra váltani
alacsonyabb csomagra visszalépni
a csomagot a céged aktuális működéséhez igazítani

❗️Fontos

A csomagváltás nem töröl adatokat, csak a funkciók elérhetőségét módosítja, a változás azonnal vagy a következő ciklustól lép életbe (a pontos működés a felületen egyértelműen jelezve van.)

Felhasználók számának módosítása

Az AOC System céges logikában működik, de a felhasználók száma rugalmasan kezelhető. Itt tudod:

növelni a felhasználók számát
csökkenteni, ha kevesebben vagytok
látni, hogy ez hogyan hat az előfizetésre

Minden felhasználó:

saját fiókkal dolgozik
saját jogosultságokat kap
minden művelete naplózott

Ez a csapatmunka és a biztonság alapja.

Tárhely módosítása

Az Előfizetés oldalon látod:

a rendelkezésre álló tárhelyedet
a ténylegesen használt mennyiséget

Ha szükséges:

bővítheted a tárhelyedet
vagy később visszaállíthatod

A cél az, hogy a dokumentumkezelés soha ne legyen akadálya a munkának.

Ismétlődő fizetés kezelése

Az AOC Systemben az előfizetésedhez ismétlődő fizetés is beállítható. Itt tudod:

bekapcsolni az automatikus, ismétlődő fizetést
kikapcsolni, ha nem szeretnéd
ellenőrizni, hogy mikor történik a következő terhelés

Az ismétlődő fizetés célja:

ne kelljen manuálisan foglalkoznod vele
az előfizetésed megszakítás nélkül fusson
kiszámítható legyen a működés

Előfizetés lemondása

Ha bármikor úgy döntesz, hogy nem szeretnéd tovább használni az AOC Systemet, az előfizetés ezen az oldalon lemondható.

Fontos tudnivalók:

a lemondás nem azonnali adatvesztést jelent
az előfizetés a meglévő időszak végéig aktív marad
az adataid megmaradnak a lemondási időszak alatt

Nem rejtjük el ezt az opciót, mert hiszünk abban, hogy a rendszer akkor jó, ha szabad döntés alapján használod.

Kiegészítő csomagok és bővítmények

Akkor kapcsolod be, amikor valóban szükséged van rá

Az AOC System moduláris felépítésű. Ez azt jelenti, hogy az alap rendszer önmagában is teljes értékű, a kiegészítő csomagok pedig akkor adnak hozzá plusz értéket, amikor a céged működése ezt igényli.

Nem kötelező mindent az elején bekapcsolni. A cél nem a „minél több funkció”, hanem a jó működés.