Bejövő számla

Mi a Bejövő számlák szerepe a rendszerben?

A Bejövő számlák menüpontban kezeled a vállalkozásod szállítói számláit, vagyis azokat a kötelezettségeket, amelyeket ki kell fizetned.

Ez a felület nem csupán rögzítésre szolgál.

Valós idejű áttekintést ad arról:

mennyi a nyitott kötelezettséged,
mely számlák járnak le hamarosan,
mely tételek kerültek már kifizetésre,
és melyek várnak még könyvelésre vagy jóváhagyásra.

A cél, hogy mindig pontosan tudd, mi történik a kiadási oldalon – meglepetések nélkül.

Hogyan érkeznek a számlák a rendszerbe?

A bejövő számlák több módon kerülhetnek be az AOC Systembe:

manuális rögzítéssel,
fájl feltöltéssel (PDF, kép),
integráción keresztül,
NAV Online adatszolgáltatásból,
API-kapcsolattal külső rendszerekből.

A rendszer célja, hogy minimalizálja a kézi adatbevitelt, és automatizált módon dolgozza fel az információkat.

A számla életútja az AOC-ben

Egy bejövő számla a rendszerben nem statikus adat, hanem állapotokon keresztül halad.

Egy tipikus életút:

Beérkezik a rendszerbe
Rögzítésre kerül
Jóváhagyásra vár (ha szükséges)
Fizetendő állapotba kerül
Kifizetésre kerül
Könyvelve lesz

Minden állapot nyomon követhető, és minden változás naplózott. Ez biztosítja az átláthatóságot és a felelősségi körök tisztaságát.

Mikor használod a gyakorlatban?

Tipikusan naponta vagy hetente, például amikor:

új számlák érkeznek (NAV, e-mail, feltöltés),
ellenőrzöd, mi a hamarosan fizetendő,
jóváhagysz vagy előkészítesz egy utalást,
egyeztetsz a könyvelőddel,
átnézed, minden számla könyvelésre került-e.

Mit látsz a Bejövő számlák felületen?

A lista nézetben az alábbi fő adatok jelennek meg:

Számlaszám
Partner neve
Teljesítési dátum
Fizetési határidő
Bruttó összeg
Fizetési állapot
Könyvelési státusz

A rendszer vizuális jelölésekkel segíti a gyors áttekintést:

lejárt számlák,
közelgő határidők,
kifizetett tételek,
könyvelésre váró számlák.

Néhány másodperc alatt átláthatod a teljes kötelezettségállományt.

Felső összegző kártyák - azonnali helyzetkép

A táblázat felett (a képernyő tetején) látsz egy gyors összefoglalót, ami tipikusan ezekre ad választ:

hamarosan lejáró tételek száma / összege
nemrég lejárt tételek
lejárt tételek
összesen hány számla van, és milyen összegben

Ez azért fontos, mert itt 1 pillantásból megérted: van-e azonnali pénzügyi teendő.

Gyorskeresés - 1 mozdulat a megtaláláshoz

A lista tetején van a Gyorskeresés mező.

Ezzel tipikusan így keresel:

partner / ügyfél névre
számlaszámra
tárgy mezőre

Napi rutin: először gyorskeresés, csak utána szűrők.

Szűrők gomb - a részletes szűrés belépője

A Szűrők gombra kattintva nyílik meg a részletes szűrő panel (külön ablak), ahol később beállítjuk:

időszakot (előző hónap / aktuális negyedév / aktuális év)
dátumtípust (kiállítás / fizetési határidő / teljesítés)
lejárat állapotát (hamarosan lejár / nemrég lejárt / lejárt)
számlakép (hiányzik / van)
partnerek, címkék, projektszámok

Fontos: a szűrők nem csak keresésre valók, hanem vezetői kontrollra (lejárat, hiányzó számlakép stb.).

Export és letöltés - amikor ki kell vinni az adatokat

A lista jobb felső részén megtalálod az export lehetőségeket, például:

Exportálás Excel fájlként
Exportálás CSV fájlként
Számlaképek exportálása

Lehetőség van a többféle fájl elnevezés alapján exportálni az adatokat.

Számlaképek exportálása -› fájlok elnevezési alapján:
Könyvelésiazonosító-adószám-számlaszám-cégnév
Könyvelésiazonosító-adószám-számlaszám
Adószám-számlaszám-cégnév
Adószám-számlaszám
Cégnév-számlaszám
Cégnév-kelt-számlaszám
Eredeti fájlnév
Cégnév-telj-számlaszám

Ez akkor hasznos, ha:

belső riportot készítesz,
könyvelő kér le adatot,
vagy gyors ellenőrzést végzel.

Bejövő számla hozzáadása” - manuális rögzítés indítása

A jobb felső sarokban van a Bejövő számla hozzáadása gomb.

Ezzel akkor dolgozol, ha:

külföldi számla,
egyedi bizonylat,
vagy olyan tétel, ami nem érkezik automatikusan.

A táblázat oszlopai – mit jelentenek a fő mezők?

A táblázatban tipikusan ilyen oszlopokat látsz:

Ügyfél / Partner
Tárgy
Számlaszám
Kiállítás dátuma
Fizetési határidő
Nettó / Bruttó összeg
Fizetési mód
Számla állapota (pl. kifizetetlen / fizetve)
Könyvelési állapot (pl. könyvelésre vár / könyvelve)

Ettől lesz a lista “irányítópult”: nem csak tárol, hanem státuszokat mutat.

Táblázat személyre szabása

A Bejövő számlák táblázat nem fix nézet.

Úgy van kialakítva, hogy minden felhasználó a saját munkastílusára szabja:

mit lát,
milyen sorrendben,
és hogyan dolgozik vele nap mint nap.

Ez különösen fontos akkor, ha:

vezetőként összképet szeretnél,
operatív munkatársként napi feldolgozást végzel,
vagy könyvelőként ellenőrzöd az adatokat.

Mit csinál a rendszer, ha egy oszlop fejlécére kattintasz?

Egy oszlop címére kattintva egy helyi menü jelenik meg, amivel az adott oszlop viselkedését szabályozod.

Itt az alábbi lehetőségek érhetők el:

Növekvő rendezés - az oszlop értékei szerint növekvő sorrendbe rendezi a listát (pl. dátum, összeg, számlaszám szerint)
Csökkenő rendezés - az oszlop értékei szerint csökkenő sorrendbe rendezi a listát
Balra tűzés / Jobbra tűzés - az oszlop „rögzítésre kerül”, így görgetésnél is mindig látható marad (tipikus példa: Partner, Nettó összeg, Fizetési határidő)
Kitűzés megszüntetése - a korábbi rögzítés visszavonása
Oszlop elrejtése- az adott oszlop eltűnik a nézetből

Így csak a valóban fontos információk maradnak meg

Oszlopok áthelyezése – saját sorrend kialakítása

Az oszlopok egyszerű drag & drop módszerrel átrendezhetők:

megfogod az oszlop fejlécét,
áthúzod balra vagy jobbra,
és elengeded.

👉 Így kialakíthatod például:

vezetői nézetet (partner → nettó → státusz),
könyvelői nézetet (számlaszám → dátumok → könyvelési állapot),
operatív nézetet (lejárat → fizetési mód → összeg).

Hogyan nyílik meg egy számla?

Ha rákattintasz egy sorra a táblázatban, megnyílik a Számla szerkesztése / részletei ablak. Itt:

minden számlaadat egy helyen látható
az adatok szerkeszthetők
a számlakép és kapcsolódó dokumentumok is kezelhetők

Ha a rendszer össze van kötve a NAV Online Számla rendszerrel:

a NAV rendszeréből elérhető adatok automatikusan kitöltődnek
ezek az adatok ellenőrizhetők, kiegészíthetők

Mit tudsz rögzíteni egy bejövő számlán?

A számla adatlapján többek között:

könyvelési állapot
könyvelésre vár
könyvelve
ignorált (könyvelésből kivéve)
visszautasított
számla állapota
kifizetetlen
utalásra előkészítve
fizetve
ellenőrizve / jóváhagyva
dátumok (teljesítés, határidő, kifizetés napja)
fizetési mód és devizanem
címkék (pl. projekt, marketing, iroda...)
megjegyzések
számlakép feltöltése
kapcsolódó dokumentumok összekapcsolása

Fontos tudnivaló – külföldi számlák kezelése

Külföldi partner által kiállított számlák nem érkeznek be automatikusan a NAV Online Számla rendszeréből.

Ezért ezeknél a számláknál mindig manuális rögzítés szükséges az AOC Systemben.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

a számla adatait kézzel kell felvinni
a számlaképet manuálisan kell feltölteni
a devizanemet ki kell választani (MNB integráció segítségével, a rendszer automatikusan kitölti az adott napra vonatkozó hivatalos MNB árfolyamot)
a könyvelési és számlaállapotot a vállalkozás vagy a könyvelő állítja be

Ez nem hiba, hanem jogszabályi és technikai adottság, mivel a NAV Online Számla rendszer kizárólag a magyar adóalanyok által kibocsátott számlákat kezeli. Ajánlás: külföldi számlák esetén érdemes a rögzítést a számla beérkezésekor azonnal elvégezni, hogy a pénzügyi nyilvántartás mindig naprakész maradjon.

Bejövő számlák importálása

Gyors és kényelmes számlafeldolgozás -› akár tömegesen is

Mire való ez a funkció?

A Bejövő számla importálás célja, hogy a számlaképek rögzítése a lehető leggyorsabban, manuális adatbevitel nélkül történjen meg.

Az AOC System beépített OCR (optikai karakterfelismerő) rendszere automatikusan feldolgozza a feltöltött számlákat, és megpróbálja azokat összepárosítani a már meglévő vagy NAV-tól érkező számlaadatokkal.